Fuyez les réunions !

Si l'on devait quantifier la somme des énergies perdues dans une réunion, je pense que ces dernières seraient purement et simplement interdites dans toute structure digne de ce nom. Qui n'a jamais crié (ou griffonné sur un papier) silencieusement un "au secours" ou encore un "mais qu'est-ce que je fais là" en assistant impuissant à une réunion sans intérêt... hein, qui ?

Fuyez les réunions !

Tout n'y est que mots, présentations, show, numéro de claquettes, qui logiquement aurait du faire preuve d'un minimum de préparation et qui, pourtant, dans la majorité des cas, s'improvise totalement :

- D'abord dans sa partie la plus visible comme le video-projecteur qui ne s'allume, pas le wifi interne auquel votre ordinateur ne semble pouvoir se connecter, la salle de réunion non réservée....

- Mais également dans une autre partie, plus sournoise, comme le fait de découvrir le thème de la réunion en entrant dans la salle, celui de répondre à ses propres e-mails durant l'exposé de votre collègue (avec un commentaire de temps en temps, pour montrer son vif intérêt). L'absence de suivi de réunion, manque de travail entre chacune se fait également cruellement ressentir, plaçant chacun dans une perspective peu confortable...

Bref, je dresse un constat noir de la réunion : elle ne sert à rien et plonge l'entreprise dans une torpeur nonchalante alliant inefficacité et approximations (tant dans l'agenda que dans les commentaires non préparés).

Dans la réalité, si chacun préparait convenablement le thème de la réunion à laquelle il est invité, une réunion ne dépasserait alors pas la dizaine de minutes, arrivant directement aux objectifs et à la construction du chemin à suivre pour atteindre quelques points d'avancement spécifiques.

A bien y regarder, plus vous conviez de personnes à une réunion et plus cette dernière aura tendance à durer, que dis-je, à s'éterniser parce qu'il faut bien justifier du fait d'avoir fait déplacer tout ce monde en proposant autre chose qu'un échange de quelques minutes ! Une heure de réunion à 10 personnes, cela fait une grosse journée de travail envolée, inadmissible quand une semaine est ponctuée de 4 ou 5 réunions (Et Dieu sait que dans certaines entreprises, une semaine peut contenir une quinzaine de réunions !)...

Alors, comment optimiser les réunions que vous voudrez absolument maintenir ?

- Ayez systématiquement un maître du temps, chargé de faire respecter l'ordre jour à la minute. Quitte à arrêter une réunion même si tous les sujets n'ont pas été abordés.

- Invitez très peu de personnes et uniquement celles qui auront une action concrète à mener. Les autres seraient là pour la sieste !

- Soyez sur le lieu de l'action ou de la problématique et pas en salle de conférence, adoptez le "je vois, je fais"

- Prévoyez de faire suivre à chaque fin de réunion à tous les participants, un planning des actions engagées et décidées ainsi que les rôles et le timing de chacun.

- Enfin, faites simple, rapide, concis, en partant du principe que la préparation a été correctement effectuée (c'est le principe que j'adopte avec les stagiaires des séminaires espagnols) Cela risquera de perturber légèrement l'ambiance des premières sessions mais devrait considérablement améliorer l'efficactité de ces rencontres dorénavant ancrées dans le pragmatisme !